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Abizeitung finanzierung tipps

Abizeitung finanzierung tipps

Eine Abizeitung muss auch finanziert werden. Wie bringt Ihr am besten das nötige Geld auf und woher wisst Ihr, wie viel Ihr überhaupt braucht? Diese und weitere Fragen beantwortet der 3. Teil unserer Serie Abizeitung – So geht’s!

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr selbst Geld für Eure Abizeitung auftreiben könnt: Ihr könnt selbst Geld sammeln, Sponsoren finden oder Anzeigen in Eurer Abizeitung verkaufen.

 

Wer kümmert sich?

Für die finanziellen Angelegenheiten Eurer Abizeitung ist – wie der Name schon sagt, das Finanz-Team zuständig. Hier sammeln sich alle, die nicht nur gut mit Geld umgehen können, sondern auch über Verhandlungsgeschick, Verbindlichkeit, Selbstbewusstsein und ein bisschen Charme verfügen!

 

Wie viel Geld brauchen wir eigentlich?

Wie hoch der Betrag ist, den Ihr aufbringen müsst, solltet Ihr unbedingt im Vorhinein in Erfahrung bringen. Und das geht so: Glücklicherweise könnt Ihr den Jilster Editor zur Gestaltung Eurer Abizeitung kostenlos nutzen, und auch das Online-Magazin Eurer Abizeitung kostet Euch nichts. Lediglich die Kosten für den Druck müsst Ihr tragen. Die könnt Ihr kinderleicht im Jilster-Preiskalkulator herausfinden. Dafür braucht Ihr die Information, wie viele Seiten Eure Abizeitung bekommen soll und wie viele Exemplare Ihr drucken lassen wollt. Schon spuckt Euch der Rechner den Betrag aus, den der Druck kosten wird.

Um zu entscheiden, wie viele Exemplare Ihr druckt, empfiehlt es sich, die Abizeitungs-Komitees der letzten beiden Jahrgänge zu befragen, wie hoch deren Auflage war, ob sie alle Zeitschriften verkauft haben oder viele übrig hatten. Wenn Ihr schon im Gespräch seid, dann fragt auch gleich, welche Verkaufspreise in den Vorjahren festgelegt wurden, daran könnt Ihr Eure Planung dann orientieren. Erfahrungsgemäß ändern sich die Verkaufszahlen von Jahrgang zu Jahrgang nicht groß und wenn die Abizeitung beispielsweise immer schon 5 € pro Exemplar gekostet hat, dann wird dieser Betrag auch bei Eurer Abizeitung gut akzeptiert.

Mit der Zielauflagenhöhe und dem Umfang der Abizeitung (dazu mehr im 4. Teil unserer Serie) kalkuliert Ihr nun im Preiskalkulator die Kosten. Dann multipliziert Ihr die Auflagenhöhe mit dem Verkaufspreis – den Betrag bringt Euch der Verkauf der Abizeitungen ein. Die Differenz zwischen dieser Summe und den Druckkosten ist der Betrag, den das Finanzteam nun auftreiben muss.

 

1. Selbst Geld aufbringen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr selbst Geld für Eure Abizeitung auftreiben könnt. Der erste und einfachste Weg ist, dass jeder Schüler der Stufe einen Betrag X einzahlt in die Abikasse. Dieses Geld wird dann zur Vorfinanzierung von Kosten verwendet bis beispielsweise Sponsoren- oder Anzeigengelder eingegangen sind. Wenn am Ende dann wiederum Geld übrig ist, könnt Ihr  entscheiden, ob Ihr allen das Geld gerecht ausbezahlt oder den Betrag auf dem Konto des Jahrgangs liegen lasst und in 5 oder 10 Jahren damit eine tolle Party finanziert.

Apropos Party: Besonders viel Geld spülen Abipartys in die Kassen. Dafür sprecht Ihr Inhaber von Clubs und Diskotheken an. Die klären mit Euch dann das Vorgehen. Oft finden Abipartys unter der Woche statt, um den normalen Club-Ablauf nicht zu stören. Normalerweise bekommt Ihr sämtliche Eintrittsgelder des Abends und der Clubbesitzer das Geld, das er für Getränke einnimmt.

Eine andere Einnahmequelle ist z. B. ein Kuchenverkauf in der Schule. Besonders erfolgreich kann der am Tag der offenen Tür oder beim Altschülertreffen sein. Organisiert Euch dafür am besten im Schülersekretariat eine Übersicht über die Termine, die für Euren Kuchenverkauf geeignet sein könnten und dann backt Ihr los. Auch Waffeln verkaufen sich gut.

 

2. Sponsoren finden

Sponsoren unterstützen Euch mit Geldbeträgen und werden dann an einer Stelle genannt – etwa im Impressum oder im Editorial. Als Sponsoren eignen sich beispielsweise Eltern gut. Dafür sprecht Ihr am besten die Elternpflegschaft oder den Förderverein an.

 

3. Anzeigenkunden gewinnen

Ähnlich wie Sponsoren sind Anzeigenkunden. Sie schalten in Eurer Abizeitung eine Anzeige (oder gleich mehrere) und ihr bekommt dafür Geld. Diese Art der Geldbeschaffung ist am effektivsten aber auch am anstrengendsten für Euch – hier sind die oben erwähnten Skills (Verhandlungsgeschick und Charme) besonders wichtig.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Wie viele Seiten wollt Ihr mit Werbeanzeigen füllen? Zu viele Seiten mit Werbung zu blockieren, ist keine gute Idee. Der redaktionelle Teil sollte immer umfangreicher sein. Macht Euch eine Liste, wen Ihr ansprechen wollt. Hier ein paar Tipps:

  • Denkt daran, Unternehmen anzusprechen, deren Zielgruppe Schüler sind. Das Interesse der Unternehmen ist ja, den eigenen Umsatz zu erhöhen.
  • Vitamin B schadet nicht – hat jemand in der Stufe Eltern, Tanten, Onkel o.ä., die ein Unternehmen haben?
  • Schaut in die alten Abizeitungen. Wer hat schon einmal eine Anzeige geschaltet, bzw. schaltet eine in jeder Abizeitung?
  • Sprecht zuerst die Unternehmen an, die in unmittelbarer Nähe der Schule liegen (Fahrschule, Friseur, Fitnessstudio, Reisebüro, Clubs, Geschäfte etc.), später könnt Ihr dann auch größere Firmen (Banken, Versicherungen, Unis usw.) und Onlinehändler (z. B. Klamotten) ansprechen.

Eckdaten der Abizeitung

Bereitet eine Unterlage vor, auf der Ihr die Eckdaten Eurer Abizeitung zusammenstellt: Schule (Zahl der Schüler, Lage etc.), Abi-Motto, Auflagenhöhe und Verkaufspreis. Hinzu kommen noch Eure Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und die Informationen über die möglichen Anzeigenformate (z. B. A4, A5, A6 und A7, Rückseite der Abizeitung) und die Preise (recherchiert die Zahlen des Jahrgangs vor Euch und bei anderen Schulen).
Mit dieser Unterlage sprecht Ihr dann die angepeilten Unternehmen an.

Achtung Fallen!

  • Plant unbedingt genug Pufferzeit ein. Unternehmen entscheiden oft nicht von jetzt auf gleich, ob sie eine Anzeige schalten wollen.
  • Stellt Euch darauf ein, dass viele Unternehmen keine Anzeige schalten möchten. Ihr solltet noch genug Zeit haben, alternative Anzeigenpartner zu finden.

Vertrag

Damit Ihr später noch wisst, was Ihr besprochen habt, sollte Euer Anzeigenverkäufer mit den Anzeigenkunden einen kleinen Vertrag oder eine Auftragsbestätigung erstellen, von der der Kunde und Ihr je ein Exemplar für Eure Unterlagen bekommt.
Diese Infos müssen enthalten sein:

  • Daten zum Anzeigenkunden (Ansprechpartner, Name des Unternehmens, Anschrift, Kontaktdaten)
  • Eure Daten (Ansprechpartner, Name und Anschrift der Schule, Kontaktdaten des Ansprechpartners)
  • Angaben zur Abizeitung (Erscheinungstermin, Auflagenhöhe, Seitenzahl)
  • Infos zur Anzeige (Format, Platzierung, Preis, Termin der Anzeigenlieferung)
  • Ort, Datum, Stempel/Unterschrift.

Anzeigenlieferung

Lasst Euch die Anzeigen am besten als PDF liefern. Das könnt Ihr dann auf der entsprechenden Seite im Jilster Editor hochladen und dort die endgültige Größe festlegen.

Rechnung

Vergesst nicht, den Unternehmen eine Rechnung zu schicken. Unternehmen sind dazu verpflichtet, über jeden Betrag, den sie ausgeben, einen Beleg nachweisen zu können. Diese Informationen müssen auf Eure Rechung:

  • Briefkopf: Name der Schule, Anschrift
  • Daten des Anzeigenkundens (Adresse, Ansprechpartner)
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsposition: Format und Platzierung der Anzeige
  • Rechnungsbetrag
  • Der Hinweis „§19 Abs. 1 UStG Kleinunternehmerregelung, umsatzsteuerfrei“.
  • Eure Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Name der Bank
  • Ein Zahlungsziel:“innerhalb 2 Wochen nach Rechnungsstellung“ oder „zahlbar sofort nach Erhalt der Rechnung“

Quittung

Falls das Unternehmen den Betrag gleich in bar bezahlt, stellt Ihr eine Quittung aus. Eine Rechnung ist dann nicht nötig. Quittungsblöcke bekommt Ihr im Schreibwarenhandel oder Ihr gestaltet Euch selbst eine Vorlage oder druckt eine aus dem Internet aus.

Belegexemplar

Alle Anzeigenkunden bekommen ein Exemplar Eurer Abizeitung als Beleg für die Anzeige.

Puh!

Das war ganz schön viel Input, oder? Die Finanzierung Eurer Abizeitung mit Anzeigenkunden zählt auch zu den anspruchsvollsten Aufgaben. Hier ist es sehr wichtig, dass Ihr sorgfältig und genau seid, damit alles reibungslos klappt.

 

 

Abizeitung – so geht’s!

Dieser Artikel ist Teil 3 der Serie Abizeitung – So geht’s! Wir begleiten Euch mit dieser Serie das komplette letzte Schuljahr auf dem Weg zur frisch gedruckten Abizeitung. Wir geben Euch wertvolle Tipps und Hinweise zu allen Abläufen und stehen Euch natürlich auch sonst jederzeit bei Fragen zur Seite. Hier könnt Ihr die anderen Artikel nachlesen:

Teil 1: Organisation
Teil 2: Praktische Tools
Teil 4: Inhalt
Teil 5: Layout
Teil 6: Fotos
Teil 7: Texte
Teil 8: Final Check
Teil 9: Drucken

Das erwartet Euch im nächsten Artikel

Der nächste Artikel der Serie Abizeitung – So geht’s! beschäftigt sich mit dem Inhalt der Abizeitung.

Ihr habt schon jetzt konkrete Fragen? – Schickt unserem Kundenservice eine Nachricht!

 

Abzeitung praktische Tools

Abzeitung praktische Tools

Wie sieht’s aus? – Das letzte Schuljahr vor dem Abitur läuft schon ein Weilchen, Ihr habt Komitees – auch das Abizeitungs-Komitee – gebildet und überlegt, wie Ihr Euch jetzt organisieren sollt? In einer Gruppe an einem Projekt zu arbeiten macht Spaß! In einer Gruppe an einem Projekt zu arbeiten kann sein wie einen Sack Flöhe zu hüten, wenn jeder macht was er will. Beides stimmt! Deshalb sind Koordination und gute Absprachen das A und O. In dieser Folge der Serie „Abizeitung – So geht’s!“ wollen wir Euch deshalb praktische Tools und Programme vorstellen, die Eure gemeinsame Arbeit an der Abizeitung erleichtern.

Es gibt da ein paar Hilfsmittel, die Euch das Leben und die gemeinsame Arbeit ein bisschen erleichtern. Wir stellen Euch unsere liebsten Tools vor.

 

Organisation ist alles – Praktische Tools helfen dabei!

Das Abizeitungs-Komitee ist gebildet und die Rollen sind verteilt. Euer Chefredakteur ist im Idealfall gut organisiert und hat alles im Griff! Trotzdem gibt es ein paar Hilfsmittel, die Euch das Leben und die gemeinsame Arbeit ein bisschen erleichtern. Wir stellen Euch unsere liebsten Tools vor, die wir auch im Jilster-Alltag einsetzen, um uns zu organisieren. – Denn auch wir sind ein Team und manchmal wie ein Sack Flöhe. Schaut Euch unsere Tipps an und entscheidet dann, welche Ihr nutzen wollt.

Zeitplan

Für alles, was Ihr plant, solltet Ihr unbedingt einen Zeitplan aufstellen. Überlegt, wann die Abizeitung fertig sein und in den Druck gehen muss, und rechnet von da an rückwärts. Ganz wichtig: Plant Pufferzeiten ein! Der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn die Akteure sich nicht daran halten. Plant Erinnerungs- und Drängelrunden ein und rechnet bei allen Terminen noch eine Woche zusätzlich ein. Ihr werdet sie brauchen und später froh darum sein.

Eine gemeinsame E-Mail-Adresse

Für bestimmte Dinge nutzt Ihr am besten eine extra dafür eingerichtete E-Mail-Adresse, so landen z. B. alle E-Mails mit Anzeigenkunden gesammelt an einem Ort. Entweder entscheidet Ihr Euch für einen der zahlreichen kostenlosen Anbieter oder Ihr fragt nach, ob Ihr eine Schul-E-Mail-Adresse bekommt. Wählt am besten einen Anbieter mit möglichst großem Speicherplatz. Tipp: Überlegt genau, wer von Euch alles Zugriff auf diese E-Mail-Adresse bekommen soll.

Google Docs

Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm. Hier könnt Ihr Textdokumente, Tabellen bzw. Präsentationen erstellen, ansehen und speichern. Anschließend könt Ihr die Dateien freigeben und einzeln oder gemeinsam mit anderen bearbeiten. Das Programm setzt die Nutzung einer Google-E-Mail-Adresse voraus.

Dropbox, Google Drive und Co.

Es gibt verschiedene Anbieter von Cloudspeichern, also Speicherplatz im Internet. Hier könnt Ihr Daten sammeln und von anderen hochladen lassen, z. B. Fotos, Rankings oder Artikel für die Abizeitung, und bearbeiten, bevor Ihr sie in den Jilster Editor ladet. Diese Daten könnt Ihr einem bestimmten Personenkreis, den Ihr festlegt, zugänglich machen. Alle Daten werden automatisch synchronisiert und Backups gemacht.

Der Jilster Editor

Damit die ganze Arbeit nicht auf den Schultern von einem lastet, lohnt es sich sehr, die Abizeitung mit Jilster zu gestalten. Hier kann der Chefredakteur seine Redakteure zum Projekt einladen und ihnen sogar einzelne Seiten zur Bearbeitung zuweisen, die das Layout-Team zuvor gestaltet hat. So arbeitet jeder auch wirklich nur da, wo er es soll und das Chaos ist schon im Voraus abgewendet. Besonders praktisch: Im Jilster Editor gibt es einen Chat, den man sich auch per E-Mail schicken lassen kann. So können direkt „vor Ort“ bestimmte Dinge geklärt werden.

Doodle

Wann gibt es das nächste Redaktionstreffen? Wann ist ein guter Termin, um die Stufenfotos zu machen? – Es gibt etliche Termine, für die Ihr viele, viele Leute unter einen Hut bringen müsst und jeder hat einen anderen Stundenplan, andere Hobbys und sonstige Verpflichtungen. Um den wirklich günstigsten Termin für das Treffen zu ermitteln, benutzt Ihr am besten Doodle. Das geht schnell und ist super übersichtlich.

Trello

Trello ist ein wahres Organisationstalent – ein kostenloses Projektmanagement-Tool sagt der Erfinder. Hier könnt Ihr Boards zu bestimmten Themen einrichten (Fotos, Artikel, Layout, Anzeigen ….), Checklisten erstellen, es als Moodboard nutzen etc. pp. Alle Nutzer melden sich an, können Boards abonnieren und einander gegenseitig markieren. Für die Vorbereitungen für diese Serie haben wir Trello übrigens auch gebraucht.

 

 

Abizeitung – so geht’s!

Dieser Artikel ist Teil 2 der Serie Abizeitung – So geht’s! Wir begleiten Euch mit dieser Serie das komplette letzte Schuljahr auf dem Weg zur frisch gedruckten Abizeitung. Wir geben Euch wertvolle Tipps und Hinweise zu allen Abläufen und stehen Euch natürlich auch sonst jederzeit bei Fragen zur Seite. Hier könnt Ihr die anderen Artikel nachlesen:

Teil 1: Organisation
Teil 3: Finanzierung
Teil 4: Inhalt
Teil 5: Layout
Teil 6: Fotos
Teil 7: Texte
Teil 8: Final Check
Teil 9: Drucken

Das erwartet Euch im nächsten Artikel

Im nächsten Artikel der Serie Abizeitung – So geht’s! geht’s um die Finanzierung der Abizeitung: Sponsoren finden, Anzeigenkunden gewinnen und Anzeigen im Jilster Editor in die Abizeitung einbinden.

Ihr habt schon jetzt konkrete Fragen? – Schickt unserem Kundenservice eine Nachricht!

 

Abizeitung gestalten Organisation

Abizeitung gestalten Organisation

Herzlichen Glückwunsch! Euer letztes Schuljahr ist angebrochen und neben der Lernerei für die Abiprüfungen stehen jetzt auch die Vorbereitungen für alles andere rund um Euer Abi ins Haus. Wir unterstützen Euch dabei, die Abizeitung auf die Beine zu stellen und begleiten Euch  Schritt für Schritt mit einem Artikel bis zur druckfrischen, rundum perfekten Abizeitung. Ist das was?

Eine Abizeitung gestalten kann schnell im Chaos enden, wenn man sich nicht gut organisiert.

 

Abizeitung – so geht’s!

Dieser Artikel ist erste Teil der Serie Abizeitung – So geht’s! Wir begleiten Euch mit dieser Serie das komplette letzte Schuljahr auf dem Weg zur frisch gedruckten Abizeitung. Wir geben Euch wertvolle Tipps und Hinweise zu allen Abläufen und stehen Euch natürlich auch sonst jederzeit bei Fragen zur Seite. Hier könnt Ihr die anderen Artikel nachlesen:

Teil 2: Praktische Tools
Teil 3: Finanzierung
Teil 4: Inhalt
Teil 5: Layout
Teil 6: Fotos
Teil 7: Texte
Teil 8: Final Check
Teil 9: Drucken

 

So wird die Organisation der Abizeitung ein Erfolg

Im Idealfall habt Ihr jetzt zu Beginn des neuen Schuljahres schon alle Feierlichkeiten, Feste und Planungen im Blick sowie die Komitees gegründet, in denen dann die konkrete Organisation und deren Umsetzung stattfindet. Falls das noch nicht geschehen ist, solltet Ihr genau das bald tun, um dann mit den Planungen und der Umsetzung loslegen zu können! Eine Abizeitung gestalten kann schnell im Chaos enden, wenn man sich nicht gut organisiert.

Das Abizeitungskomitee

Das Abizeitungskomitee ist gleichzeitig die Abizeitungsredaktion. Ihr seid das Team, das die Abizeitung von der Idee zum fertigen Heft, von der Titelseite bis zur U4 (Umschlagsseite 4) plant, gestaltet, mit Inhalt füllt, finanziert und unter die Leute bringt. Damit all das neben dem heftigen Lernpensum gut zu bewältigen ist, solltet Ihr möglichst strukturiert arbeiten. Dazu gehört als Erstes, Teams zu bilden.

 

Diese Teams sind sinnvoll

1. Der Chefredakteur

Dreh- und Angelpunkt der Abizeitung sollte – wie auch in einer richtigen Zeitschriftenredaktion – der Chefredakteur sein. Für den Posten solltet Ihr jemanden wählen, der selbst sehr organisiert und strukturiert und idealerweise selbstbewusst und ein guter Teamplayer ist. Bei ihm laufen alle roten Fäden zusammen und er behält den Überblick. Wenn es eng wird, erinnert er die Teammitglieder daran, nochmal richtig Gas zu geben und motiviert auch auf den letzten Metern, die Reserven zu mobilisieren.

TIPP: Teilt Euch den Chefredakteursposten zu zweit. Geteilte Verantwortung, geteilte Arbeit – doppelter Spaß!

2. Das Foto-Team

Keine Frage, ins Foto-Team gehören diejenigen, die nicht nur eine gute Kamera haben, sondern vor allem ein gutes Auge für Motive, für Perspektive und einfach gute Fotos! (Die Kamera kann man sich auch ausleihen: Von der Schule, von Freunden, Verwandten …) Ihr macht die Porträtfotos aller Schüler der Stufe und der Lehrer, Ihr fotografiert die Kurse und seid auch auf Kurs- und Abschlussfahrten immer hinter der Linse zu finden. Schön wäre, wenn Ihr Euch auch schonmal mit Bildbearbeitung befasst habt. Es gibt gute, kostenlose Programme (z. B. GIMP) und schöne Tutorials im Internet.

3. Das Layout-Team

Fans guter Gestaltung mit Geduld, dem Blick für Details und das große Ganze gehören ins Layout-Team!
Ihr gestaltet im Jilster Editor das Layout für Eure Abizeitung. Ein roter Faden zieht sich im Idealfall durch das ganze Heft und auch durch alle anderen gestalteten Elemente Eures Abis (Abi-Shirt, Aufkleber, Banner etc.). Deshalb solltet Ihr Euch mit den anderen Komitees gut vernetzen und mit ihnen kooperieren. Ihr sorgt dafür, dass die Abizeitung nicht nur lesbar, sondern auch schön wird!

4. Das Berichte-Team

Alle, die selbst gut formulieren können, gern die Texte anderer überarbeiten und sich mit Vorliebe Inhalte überlegen, gehören ins Berichte-Team! Ihr legt fest, welche Texte in Eurer Abizeitung nicht fehlen dürfen (Editorial, Danksagungen, Kurs-Berichte, Reportagen über Kurs- und Abschlussfahrten …), verteilt die Schreibaufträge an Mitglieder Eurer Stufe oder schreibt selbst. Nachdem alle Texte (selbstverständlich pünktlich 😉 ) bei Euch gelandet sind, prüft Ihr sie auf Richtigkeit, auf Rechtschreibung und überarbeitet sie auch stilistisch. Vergesst nicht, den Autoren der Texte diese vor dem Druck noch einmal mit allen Veränderungen zu zeigen und Euch die Autorenfreigabe zu holen.

5. Das Statistiken-Team

Ins Statistiken-Team gehören die Freunde von Zahlen und (skurrilen) Fakten: „Wer ist die Fehlstunden-Queen?“, „Welcher Schüler ist der attraktivste?“ – Diese und weitere Daten zu erheben, ist Euer Job! Ihr legt die Kategorien fest (blättert dazu in alten Abizeitungen), befragt Eure Mitschüler und wertet (in Absprache mit dem Sekretariat) die Klassenbücher aus, um an die Zahlen zu kommen, die Ihr anschließend hübsch in Rankings verpackt.

6. Das Finanz-Team

Im Finanz-Team sammeln sich alle, die nicht nur gut und gern rechnen und mit Geld umgehen können. Nein, hier braucht man auch Verhandlungsgeschick, Verbindlichkeit, Selbstbewusstsein und ein bisschen Charme! Denn Ihr kalkuliert nicht nur, welchen Umfang Eure Abizeitung bei Eurem Budget haben kann, sondern Ihr geht auch auf (potentielle) Anzeigenkunden zu und macht Ihnen schmackhaft, eine kostenpflichtige Anzeige in Eurem Heft zu schalten oder als Sponsor aufzutreten.

Alle Teams sind gebildet? – Na, dann kann es ja losgehen mit der Arbeit an Eurer Abizeitung!

 

 

Das erwartet Euch im nächsten Artikel

Im nächsten Artikel der Serie Abizeitung – So geht’s! dreht sich alles um sinnvolle und hilfreiche Tools und Programme, die Euch bei der Arbeit an Eurer Abizeitung hilfreich unterstützen.

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