Abizeitung

Perfekt organisiert zusammenarbeiten bei der Abizeitung

Zusammenarbeit – Chance und Herausforderung

Seid ihr schon mitten in den Vorbereitungen eurer Abizeitung? – Dabei kann es voller Begeisterung und Elan gern mal schnell chaotisch werden. Wenn viele mitmischen und dabei sein wollen, kann das auf Kosten der Struktur und Übersicht gehen. Dann weiß der eine nicht, was der andere vielleicht schon angestoßen hast. Manches wird doppelt gemacht, anderes dafür dann gar nicht. – Beides ist nicht ideal. Das trifft auf fast alle Aufgaben bei der Vorbereitung einer Abizeitung zu: Seitenplanung, Texte schreiben, Werbepartner ansprechen, Umfang der Zeitschrift kalkulieren, Layout auswählen und anpassen …

Steuern und strukturieren

So langweilig es vielleicht für manchen klingen mag: Eine sinnvolle Struktur, praktische Tools und gerecht verteilte Aufgaben sparen Zeit bei der Abizeitungsvorbereitung und sorgen dafür, dass der Überblick gewahrt bleibt und jeder zu jederzeit weiß, was für ihn noch ansteht – und auch für die anderen. Denn so könnt ihr euch auch gut gegenseitig mal vertreten oder unterstützen, wenn es bei der Abizeitung mal wieder hakt.

Bringt einen Überblick in die Details

Strukturierende Tools sinnvoll einsetzen

Besonders praktisch sind digitale Tools, die dabei helfen, die To-dos zu strukturieren und zu sortieren. Vom Großen ins Kleine kann zunächst nach Abizeitungs-Oberthemen unterteilt und dann in einzelne Aufgabenschritte runtergebrochen werden, die anschließend bestimmten Personen zugeordnet werden. Praktisch, um sich zu organisieren finden wir z. B. Trello, Asana, Microsoft To Do.

Kommunikationstools für euer Team

Auch der Blick auf die Kommunikationsmittel lohnt. Für ein Gesamt-Teammeeting solltet ihr einen Kanal benutzen, auf dem alle gleichzeitig zusammenkommen und sich austauschen können – dafür sind die Inhalte flüchtig. Manches wird jedoch besser schriftlich zum Nachlesen zu fixieren, solltet ihr einen anderen Weg wählen. Auch Dinge, die euch „zwischen Tür und Angel“ einfallen, gehören in ein Tool, wo jeder dann antwortet, wenn er Zeit hat. Und um die Kommunikation bestmöglich zu gestalten, finden wir beispielsweise diese Tools praktisch: Slack, Jitsi, Zoom, Telegram.

Details, die schnell mal untergehen können

Wir haben für euch noch eine Auflistung von Themen zusammengestellt mit kleinen, aber wichtigen Details, die bei den Vorbereitungen einer Abizeitungen leicht mal untergehen und zu ziemlich großem Chaos führen können.

  • Budget: Stand eurer Finanzen (evtl. weitere Aktionen planen)
  • Fotografen (mit Equipment) bestimmen
  • Überblick über Kursfotos
  • Termine für Porträtfotos
  • Anzeigenkunden akquirieren
  • Anzeigenplätze in der Abizeitung planen und reservieren

Und? Habt ihr schon alles bedacht? Sollten wir unsere Liste um den ein oder anderen Fauxpas erweitern? Ihr könnt eure Erfahrungen dem Kundenservice mitteilen und wir ergänzen unsere Liste.